Calcular el retorno sobre la inversión en la capacitación o ROI de la capacitación es indispensable, las organizaciones de diferentes tamaños invierten actualmente una parte de su presupuesto en capacitaciones de personal, por ejemplo, en el año 2015 las empresas de Estados Unidos indicaron que sus gastos de capacitación habían aumentado en un 10%. Asimismo, el informe The Corporate Learning Factbook indicó que en 2014 Bersin by Deloitte tuvo un aumento del 15% en gastos de capacitación en comparación al año anterior, alcanzando una cifra de 70 mil millones de dólares solo en este país y 130 mil millones de dólares a nivel mundial.
Lo anterior muestra claramente un interés en fortalecer los conocimientos del personal. Pero entonces ¿qué queda para la organización?, es acá cuando se hace importante ir más allá de solo abrir un nuevo curso o programa de formación y empezar a enfocarlo de manera que se puedan medir sus resultados en términos financieros. Para esto, se cuenta con diferentes modelos, uno es el Modelo de Donald Kirkpatrick que existe desde los años 50 y fue reformulado posteriormente por Jack Phillips con el ROI de la capacitación.
Modelo de Donald Kirkpatrick
El modelo de Kirkpatrick es quizá uno de los más conocidos para la evaluación de los programas de capacitación. Este se caracteriza por contar con cuatro niveles de medición:
1. Reacción.
Este criterio de evaluación busca conocer la actitud de los participantes respecto a la capacitación; es decir, sus percepciones hacía la formación recibida.
2. Aprendizaje.
Está relacionado directamente con conocer el nivel de conocimiento que alcanzaron los participantes.
3. Conductas.
Este nivel de medición tiene como objetivo indagar acerca del cambio de comportamientos de los participantes en su lugar de trabajo, como resultado de la capacitación recibida.
4. Resultados.
El último nivel de evaluación es el de mayor esfuerzo y complejidad. Con él se pretende saber el impacto que la capacitación ha tenido financieramente o productivamente en la organización.
Modelo Jack Phillips: ROI de la capacitación
Jack Phillips, dando continuidad al modelo de Donald Kirkpatrick, propone un quinto nivel de medición el cual llama ROI, en inglés Return on Investment o en español Retorno de la Inversión.
El ROI de la capacitación propuesto por este autor se encaminó a realizar un modelo que tradujera una gran cantidad de datos a su equivalente monetario. Es decir, que se hiciera una medición completa que incluyera los datos suficientes para entregar los efectos de determinado entrenamiento y su impacto financiero en la organización.
Por qué medir la capacitación?
Medir resultados con el ROI de la capacitación se volvió un proceso que además de entregar datos y percepciones específicas acerca de las capacitaciones, permite que la organización establezca el costo-beneficio de las mismas en las diferentes áreas de la empresa, lo que significa para Jack Philllips una medición del éxito verdadera.
Lo anterior entonces, permite tomar acción sobre los objetivos de determinada capacitación, el público al que se dirige, los resultados que se quieren conseguir; además de los distintos impactos en procesos como ventas, productividad, cartera, rotación, entre otros.
Cálculo del ROI
El cálculo del ROI de la capacitación busca dar a conocer a los interesados qué tipo de impacto monetario tuvo para la organización el programa de formación ejecutado. Así, este valor que se entrega en porcentaje (%) indica lo que retorna a las finanzas de la empresa después de tener en cuenta lo invertido para determinada capacitación o programa de formación.
En otras palabras, el ROI de la capacitación busca conocer la rentabilidad de cada peso invertido en el curso o programa de capacitación.
Una vez se conoce y aplica la fórmula del ROI de la capacitación se debe tener en cuenta que si el resultado es mayor que 0% indica que del programa de capacitación se obtuvo un beneficio monetario luego de restar los costos del mismo. Pero si el resultado es menor que 0% la empresa no alcanzó a obtener la totalidad de los costos invertidos en el programa de capacitación, por tanto, tampoco se obtuvo ningún retorno de la inversión.
Es así como las empresas deben diseñar programas que generen un ROI de la capacitación mayor que 0%, el cual representa cifras positivas para la organización.
Ejemplos
- ROI de la capacitación superior a 0%: si un programa de capacitación costó $100.000, expresado en miles de millones, y al calcular el ROI de la capacitación este arroja un resultado del 65%; significa que el retorno fue por $165.000 o $1,65 por cada peso invertido.
- ROI de la capacitación igual a 0%: si un programa costó $100.000, expresado en miles de millones, y al calcular el ROI de la capacitación este arroja un resultado del 0%, entonces el retorno fue de $100.000 o $1 por cada peso invertido. En este caso, el programa solo generó un retorno para cubrir sus propios gastos.
- ROI de la capacitación menor que 0%: si el programa de capacitación en el que invirtió la empresa costó $100.000, expresado en miles de millones, y después de calcular el ROI de la capacitación se obtiene un resultado del -25%, esto indica que el retorno total fue por $75.000 o de $0,75 por cada peso invertido. En este caso, el programa no alcanzó siquiera a cubrir sus propios costos.
Información para calcular el ROI de la capacitación
En el mundo laboral de hoy y con la ayuda de diferentes tecnologías, existen diversos métodos para conocer qué tan productiva está siendo una organización, a la vez que los procesos que la conforman. Esta información, es de gran utilidad para la medición del ROI de la capacitación, pues con ello se pueden hacer comparaciones acerca de los cambios obtenidos después de llevar a cabo un programa de capacitación.
Igualmente la realización de entrevistas y encuestas a las personas que asistieron a las capacitaciones pueden dar cuenta de cómo la misma influyó en mejoras de la productividad o si por el contrario no generó gran efecto según la percepción del personal.
Se considera que buscar un efecto inmediato de la capacitación no es un criterio correcto, por el contrario, se debe dar un lapso prudente para que las modificaciones en comportamientos o métodos de trabajo hagan parte de la cotidianidad. Se estima que este tiempo puede estar aproximadamente hacia los tres meses.
Basarse entonces en información histórica de la organización es una fuente de información importante para medir el ROI de la capacitación. Depende de la precisión de la información, la confiabilidad en el cálculo del ROI. Por tanto, no es solo lo que ocurre después de la capacitación, se deben generar observaciones y análisis estratégicos previas a la misma.
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